La necesidad de reducir espacios y abaratar costos consolida este mercado y también el de los traslados de personal en chárters. Cómo responde el sector a una demanda que se disparó tras la pandemia.
A la hora de realizar mudanzas empresariales o traslados de oficinas, lo prioritario es contar con una planificación exhaustiva y una organización eficiente. Para lograrlo, desde la logística se ofrece el transporte de muebles y el material de las compañías, un servicio especializado cada vez más demandado, con el empuje del avance del home office y la tendencia a abandonar los grandes centros urbanos para abaratar costos.
En años recientes, cada vez más firmas optan por modelos de trabajo a distancia o de modalidades híbridoa para ahorrar los costos que representa el mantenimiento de amplios lugares de trabajo.
En esa línea, muchas empresas deciden achicar su espacio o alejarse del microcentro, lo que las obliga a una desafiante movilización de infraestructura.
Existen muchas formas de planificar el traslado de una empresa y sus oficinas. Lo primero que debe hacerse es diseñar un cronograma con las fechas para la mudanza con 3 o 4 meses de antelación.
Para que el traslado tenga un efecto mínimo sobre la producción o rendimiento, la compañía de mudanzas designa un coordinador que estará en contacto con el responsable de la empresa. Juntos se encargarán de diagramar y seguir un plan logístico de traslado corporativo en base a las necesidades y requerimientos de la firma que se mudará.
En la Argentina, una de las empresas que se encarga de proveer soluciones de movilidad corporativa es Grupo Traslada, la cual ofrece diferentes unidades de negocio como Traslada y VAK.
Según informó la compañía, la demanda de sus servicios está en auge y registra un alza del 450% en el uso de charters para traslados de personal y 250% en mudanzas de oficinas con respecto al año pasado.
Desde la firma señalan que la tendencia principal sigue siendo achicar espacios, costos y alejarse del microcentro porteño.
Durante el proceso, las oficinas tradicionales son desarmadas y el mobiliario que sirve se lleva a la nueva oficina, mientras que el sobrante se traslada a depósitos o se envía a entidades a modo de donación.
En general, las empresas del sector suelen ofrecer el servicio de depósito para estos artículos que, con el cambio, se vuelven no productivos.
Como síntoma del crecimiento de esta tendencia de las empresas, los dos depósitos con los que cuenta Grupo Taslada para estos artículos actualmente se encuentran cubiertos en un 80%. Incluso, recientemente la firma anunció que pronto se habilitará un tercer espacio para hacer frente a la alta demanda.
Otrero de los servicios logísticos que crece de manera sostenida y está vinculado a este fenómeno es la movilización del personal. En este punto, explican desde el sector, la innovación tecnológica cumple un rol clave, por ejemplo a partir del lanzamiento de aplicaciónes de celular que permiten a los pasajeros hacer la reserva de su asiento, ver el recorrido online, acceder a paradas estratégicas y subirse a la hora exacta, para evitar gasto de tiempo innecesario.
Además, cuando los pasajeros suben al vehículo escanean un código QR que registra su presentismo y emite reportes, en función de los cuales las empresas van analizando si necesitan una combi de 19 lugares o mini bus de 24 o bus de 45 y de este modo bajan costos según la necesidad real que se ajusta cotidianamente.
En el caso del stock e inventario no productivo, el apoyo de tecnología está orientado a administrar y llevar un control del mismo entre las diferentes oficinas de una compañía, sus depósitos o domicilios de los empleados en todo el país.
Estas herramientas evitan que la empresa tenga que invertir recursos propios, como personal o tiempo destinado a esta tarea, recibiendo un servicio tercerizado.
Pasos para mudanzas empresariales exitosas
Existen muchas formas de planificar el traslado de una empresa y sus oficinas. Lo primero que debe hacerse es diseñar un cronograma con las fechas para la mudanza con 3 o 4 meses de antelación. Es importante Informar a los empleados del sobre la operación y de los plazos estimados.
Luego, se recomienda llevar a cabo un inventario con todo el material de oficinas y contratar los servicios de una empresa que se ocupe del transporte, embalaje, montaje y desmontaje del mobiliario de oficina.
El tiempo que puede tardar un traslado de oficinas, incluyendo el tiempo de planificación, el necesario para el transporte de mobiliario, y el que se debe invertir en la instalación de muebles y equipos en las oficinas, oscila entre los 5 y 6 meses.
Esta variable dependerá también de la ubicación física de las oficinas actuales y de las oficinas en destino. Si el traslado es internacional el tiempo estimado para hacerlo -obviamente- podría prolongarse.
Por otro lado, el montaje y desmontaje de las instalaciones depende de los accesos que existan en ambas locaciones. Este paso se lleva a cabo siempre y cuando sea solicitado por el cliente o sea necesario para el transporte seguro del mobiliario de oficina.
Por último, los aparatos electrónicos como CPU, pantallas, impresoras, entre otros, se embalan con papel burbuja y se protegen con mantas y cajas de cartón o plástico para su correcto transporte. De forma previa, un equipo técnico e informático especializado coordinado por la empresa de mudanzas, realiza la desconexión de estos equipos.
